Bảng tính Excel có rất nhiều công thức với nhiều chức năng khác nhau. Một trong những hàm liên tục gây tò mò cho người dùng đó là VLOOKUP, và Microsoft Excel cũng có rất ít tài liệu hướng dẫn về nó. Nhưng đôi khi, tốt nhất là bạn nên tìm hiểu cách sử dụng hàm VLOOKUP bằng cách làm theo những ví dụ của bảng tính mẫu.
Lần đầu tiên mình biết đến chức năng của hàm VLOOKUP trong Excel vào năm 2005, mình đã xem qua cú pháp của nó, sẽ giống như thế này:
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])Trông nó quá dài dòng và mình không thể nào nhìn thấy được kết quả của nó là gì. Nhưng nó không quá khó hiểu đâu và mình sẽ giải thích cặn kẻ cách dùng hàm VLOOKUP thật chi tiết ở bên dưới.
Khi nói đến việc học các công thức và hàm cơ bản trong Excel, mình luôn muốn được bắt đầu với một ví dụ dễ hiểu. Và bạn sẽ tìm thấy tất cả hướng dẫn liên quan đến cách sử dụng công thức hàm VLOOKUP trong bài viết này.
Hàm VLOOKUP là gì?
VLOOKUP (V là viết tắt của từ “Vertical”) là một hàm tích hợp sẵn trong Microsoft Excel cho phép bạn tra cứu dữ liệu giữa các cột khác nhau trong bảng tính. Nói cụ thể hơn, nó cho phép bạn có thể tìm (tra cứu) một giá trị từ một cột dữ liệu và sau đó trả về giá trị thích hợp hoặc giá trị tương ứng từ một cột khác.
Công thức hàm VLOOKUP thường trả về một trường dữ liệu duy nhất. Vậy làm thế nào để nó trả về được kết quả này:
Note: Bài viết hướng dẫn sử dụng hàm VLOOKUP này có thể áp dụng cho Excel của Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 và Excel 2010, kể cả Excel cho Mac và Excel Online.
Cách tìm thông tin trong cơ sở dữ liệu (database) với VLOOKUP
Trong hình ảnh được hiển thị ở trên, hàm VLOOKUP được sử dụng để tìm kiếm thông tin đơn giá của một mặt hàng dựa trên tên gọi của nó. Cột “Sản phẩm” trở thành giá trị tra cứu mà VLOOKUP sử dụng để tìm giá nằm trong cột thứ hai.
Công thức của hàm VLOOKUP – Cú pháp và đối số
Cấu trúc công thức hàm VLOOKUP phía dưới sẽ hướng dẫn vị trí của hàm và bao gồm tên, dấu ngoặc và logic của hàm, và sau đây là cú pháp của VLOOKUP:
= VLOOKUP (lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup)Lookup _value (giá trị bắt buộc) giá trị bạn muốn tìm trong cột đầu tiên của đối số Table_array.
Table_array (giá trị bắt buộc) là bảng dữ liệu mà VLOOKUP sẽ tìm kiếm để lọc ra thông tin mà bạn đang muốn theo dõi:
Col_index_num (giá trị bắt buộc) số cột của giá trị bạn muốn tìm:
Range_lookup (giá trị tùy chọn) cho phép phạm vi có được sắp xếp theo thứ tự tăng dần hay không.
Sắp xếp dữ liệu tìm kiếm VLOOKUP theo thứ tự tăng dần
Mặc dù không phải lúc nào cũng được yêu cầu, nhưng tốt nhất là bạn nên ưu tiên sắp xếp dữ liệu mà VLOOKUP đang tìm kiếm theo thứ tự tăng dần bằng cách sử dụng tính năng Sort & Filter trong Excel để sắp xếp lại.
Nếu dữ liệu không được sắp xếp, hàm VLOOKUP có thể trả về kết quả không chính xác.
Phân biệt đối sánh chính xác và đối sánh gần đúng
VLOOKUP có thể sử dụng giá trị để nó chỉ trả về thông tin đối sánh chính xác (FALSE) với Lookup _value hoặc nó có thể được đặt để trả về các kết quả đối sánh gần đúng (TRUE).
Yếu tố xác định là đối số Range_lookup:
Trong ví dụ như hình ảnh đầu tiên của bài viết, Range_lookup được đặt là FALSE để VLOOKUP phải tìm một kết quả khớp chính xác cho cụm từ “Máy hút bụi” trong bảng dữ liệu để có thể trả về giá tiền của sản phẩm đó. Nếu như không thể tìm thấy kết quả khớp chính xác, lỗi #N/A sẽ được trả về làm kết quả của hảm VLOOKUP.
Note: VLOOKUP không có phân biệt chữ hoa hay chữ thường, do đó cả “máy hút bụi” hoặc “Máy hút bụi” đều là những cách viết được chấp nhận ở ví dụ trên.
Nếu có quá nhiều giá trị được đối sánh thì sao? Ví dụ: “Máy hút bụi” được liệt kê nhiều lần trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu Table_array thì kết quả mà hàm VLOOKUP trả về sẽ là từ trên xuống dưới.
Cách sử dụng hàm VLOOKUP bằng hộp thoại Function Arguments
Trong hình ảnh ví dụ ở trên, công thức sau có chứa hàm VLOOKUP được sử dụng để tìm đơn giá của “Máy hút bụi” nằm trong bảng dữ liệu.
=VLOOKUP(A2,$E$2:$F$6,2,FALSE)Mặc dù các công thức Excel chỉ nên nhập từ ô trong bảng tính Excel. Một lựa chọn khác, là sử dụng hộp thoại của hàm (như hình ảnh phía trên) để nhập các đối số của nó.
Các bước bên dưới đã được sử dụng để nhập hàm VLOOKUP vào ô B2 bằng cách sử dụng bằng cách sử dụng hộp thoại Function Arguments của hàm.
Cách mở hộp thoại của hàm VLOOKUP
Bước 1: Chọn ô B2 để biến nó thành ô chúng ta thêm hàm VLOOKUP – vị trí hiển thị kết quả của hàm VLOOKUP.
Bước 2: Lựa chọn tab Formulas.
Bước 3: Chọn Lookup & Reference từ thanh Menu ngang để mở danh sách chức năng được thả xuống.
Bước 4: Chọn VLOOKUP trong danh sách để bắt đầu hiển thị hộp thoại Function Arguments của hàm.
Dữ liệu được nhập vào bốn hàng trống trong hộp thoại chính là các đối số của hàm VLOOKUP.
Các lỗi thường gặp trong hàm VLOOKUP
Có 2 lỗi mà bất kỳ người dùng Excel nào khi sử dụng hàm VLOOKUP thường xuyên gặp phải:
Lỗi #N/A (Giá trị không tồn tại) sẽ bị khi:
Lỗi #REF! hiển thị khi:
