Bạn đã bao giờ gửi một email do nhầm lẫn và ngay lập tức hối hận? Nếu bạn là người dùng Outlook, thì bạn có thể hoàn tác lỗi của mình. Đây là cách gọi lại email trong Outlook.
Có những lúc chúng tôi nhấn nút gửi vội vàng và gửi email không đầy đủ hoặc sai. Những sai lầm này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng tùy thuộc vào mức độ nghiêm trọng của mối quan hệ giữa bạn và người nhận. Nếu bạn là người dùng Outlook, thì vẫn có cơ hội để cứu khuôn mặt của bạn bằng cách gọi lại email. Bạn có thể thay thế hoặc gọi lại một email trong Outlook chỉ trong một vài cú nhấp chuột nếu các điều kiện nhất định được đáp ứng và hành động được thực hiện đúng thời gian.
Làm thế nào để gọi lại một email trong Outlook?
Điều kiện để thay thế hoặc gọi lại một email mà bạn đã gửi trong Outlook
Mặc dù quá trình để rút lại hoặc thay thế một email trong Outlook rất dễ dàng và có thể được thực hiện trong một vài cú nhấp chuột, tính năng này chỉ có thể được sử dụng nếu một số điều kiện được thỏa mãn. Trước khi thực hiện các bước, hãy kiểm tra các điều kiện thuận lợi để thu hồi hoặc thay thế email:
- Cả bạn và người dùng khác phải có Microsoft Exchange hoặc tài khoản Office 365.
- Bạn phải đang sử dụng Outlook trong Windows của mình. Tính năng thu hồi không khả dụng cho người dùng Outlook trên Mac hoặc Web.
- Bảo vệ thông tin Azure không được bảo vệ thông điệp của người nhận.
- Người nhận trong hộp thư đến phải chưa đọc email. Tính năng thu hồi sẽ không hoạt động nếu email được đọc hoặc lọc bởi các quy tắc, bộ lọc thư rác hoặc bất kỳ bộ lọc nào khác trong hộp thư đến của người nhận.
Nếu tất cả các điều kiện trên đều thuận lợi thì khả năng cao là bạn có thể gọi lại một email trong Outlook bằng cách làm theo các bước bên dưới:
Người dùng trên Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 và Outlook 2019 cũng như người dùng Office 365 và Microsoft Exchange có thể sử dụng phương pháp này.
1. Tìm dấu ‘Các mục đã gửi‘và nhấp để mở nó.
2. Mở tin nhắn bạn muốn thay thế hoặc gọi lại bằng cách bấm đúp vào nó. Tính năng này sẽ không khả dụng cho bất kỳ thư nào trên Ngăn đọc.
3. Nhấp vào ‘Hành độngtrên tab Tin nhắn. Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
4. Nhấp vào ‘Gửi lại tin nhắn. ‘
5. Hộp thoại ‘Nhắc lại tin nhắn’ sẽ xuất hiện. Bạn có thể chọn một trong hai tùy chọn có sẵn trong hộp. Nếu bạn chỉ muốn xóa email của mình khỏi hộp thư đến của người nhận, hãy chọn tùy chọn ‘Xóa các bản sao chưa đọc của tin nhắn này‘ Lựa chọn. Bạn cũng có thể thay thế email bằng một email mới bằng cách chọn ‘Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng một tin nhắn mới‘ Lựa chọn.
6. Kiểm tra ‘Cho tôi biết nếu thu hồi thành công hay thất bại đối với từng người nhậnđể biết liệu nỗ lực thu hồi và thay thế của bạn có thành công hay không. Bấm vào VÂNG.
7. Nếu bạn chọn tùy chọn thứ hai, thì một cửa sổ với tin nhắn ban đầu của bạn sẽ mở ra. Bạn có thể thay đổi và sửa đổi nội dung email của mình theo ý thích của bạn và sau đó gửi nó.
Nếu bạn không nhận được tùy chọn thu hồi, thì có khả năng một trong các điều kiện trên không được thỏa mãn. Nhớ lại email trong Outlook ngay khi bạn nhận ra sai lầm của mình vì đây là cuộc chạy đua với thời gian và liệu người nhận đã đọc thư hay chưa. Nếu bạn đã gửi email cho nhiều người dùng, thì nỗ lực thu hồi cũng sẽ được thực hiện cho tất cả người dùng. Bạn không thể chọn các tùy chọn gọi lại cho những người dùng đã chọn trong Outlook.
Xem thêm: Làm thế nào để tạo một tài khoản email Outlook.com mới?
Điều gì sẽ xảy ra sau khi gọi lại hoặc thay thế một Email trong Outlook?
Sau khi bạn đã nỗ lực, thành công hay thất bại sẽ phụ thuộc vào những điều kiện và yếu tố cụ thể. Bạn sẽ được thông báo về sự thành công hay thất bại nếu bạn đã chọn ‘Cho tôi biết nếu thu hồi thành công hay thất bại đối với từng người nhận‘trong hộp thoại. Trong điều kiện lý tưởng, người nhận sẽ không biết rằng một thư đã được gọi lại từ hộp thư đến của họ. Nếu ‘Tự động xử lý các yêu cầu họp và phản hồi cho các yêu cầu họp‘được bật ở phía người nhận, sau đó bạn không phải lo lắng về bất cứ điều gì. Nếu nó bị vô hiệu hóa, thì người nhận sẽ nhận được thông báo cho hành động gọi lại tin nhắn. Nếu thông báo được nhấp trước, thì thư sẽ được gọi lại, nhưng nếu hộp thư đến được mở trước và người dùng mở thư của bạn, thì việc thu hồi sẽ không thành công.
Một giải pháp thay thế để gọi lại hoặc thay thế thư trong Outlook
Không có gì đảm bảo thành công khi gọi lại một thư trong Outlook. Các điều kiện cần thiết có thể không được thỏa mãn mỗi khi bạn mắc lỗi. Nó có thể truyền tải sai thông điệp đến người nhận và khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp. Bạn có thể sử dụng một giải pháp thay thế khác sẽ hữu ích hơn trong tương lai.
Trì hoãn gửi email trong Outlook
Nếu bạn là người có trách nhiệm, thì việc gửi những tin nhắn đầy lỗi có thể tác động tiêu cực đến hình ảnh của bạn. Bạn có thể trì hoãn thời gian gửi email trong Outlook để có thời gian sửa lỗi của mình. Điều này được thực hiện bằng cách giữ các email trong Outlook Outbox trong một khoảng thời gian nhất định trước khi cuối cùng gửi chúng đến người dùng cuối khác.
1. Đi tới Tài liệu.
2. Chọn ‘Tùy chọn Quản lý Quy tắc và Cảnh báo‘dưới phần thông tin trong’Quản lý Quy tắc và Cảnh báo. ‘
3. Nhấp vào ‘Quy tắc Email‘tab và chọn’Quy tắc mới. ‘
4. Đi tới ‘Bắt đầu từ một quy tắc trống‘trong Trình hướng dẫn Quy tắc. Bấm vào ‘Áp dụng quy tắc cho tin nhắn tôi gửi‘và nhấp vào’Kế tiếp. ‘
5. Chọn ‘Trì hoãn giao hàng trong một số phút‘ bên trong ‘Chọn (các) hành động‘ danh sách.
6. Chọn một số ‘trong’Chỉnh sửa mô tả quy tắc‘ danh sách.
7. Nhập số phút bạn muốn email của mình bị trì hoãn trong phần ‘Giao hàng trả chậm‘ cái hộp. Bạn có thể chọn tối đa là 120 phút. Bấm vào Kế tiếp.
8. Chọn bất kỳ ngoại lệ nào bạn muốn và nhấp vào ‘Kế tiếp. ‘
9. Đặt tên cho quy tắc của bạn trong ‘Chỉ định tên cho quy tắc này‘ cái hộp. Kiểm tra ‘Bật quy tắc này‘hộp và nhấp vào’Hoàn thành. ‘
10. Nhấp vào VÂNG để áp dụng các thay đổi.
Bằng cách chỉ trì hoãn một tin nhắn cụ thể tại thời điểm soạn thảo:
- Trong khi soạn tin nhắn, hãy chuyển đến phần ‘Tùy chọn‘tab và chọn’Giao hàng chậm trễ. ‘
- Chọn ‘Không giao hàng trước‘tùy chọn trong’Tính chất‘ hộp thoại.
- Chọn ngày và giờ bạn muốn tin nhắn được gửi đi và đóng cửa sổ.
Khuyến khích:
- Khắc phục sự cố Outlook không đồng bộ hóa trên Android
- Cách gửi lời mời trên lịch trong Outlook
- Làm thế nào để xóa hàng đợi in trong Windows 10?
- Làm thế nào để quay video chuyển động chậm trên mọi điện thoại Android?
Chúng tôi hy vọng hướng dẫn này hữu ích và bạn đã có thể đến gọi lại một email trong Outlook. Sử dụng tùy chọn thu hồi ngay khi bạn nhận ra mình đã mắc lỗi. Bạn cũng có thể chọn trì hoãn tin nhắn của mình bằng cách làm theo các bước ở trên nếu bạn có xu hướng xử lý lỗi nhiều. Nếu, dù sao, bạn không thể thay thế hoặc gọi lại một email trên Outlook, sau đó gửi lời xin lỗi đến những người nhận tương ứng và gửi một email khác với thông điệp chính xác.
