Trang tính không thể làm tất cả mọi thứ mà Excel có thể làm, nhưng tỷ lệ cược là bạn không cần nó để làm mọi thứ mà Excel có thể làm. Nếu Trang tính thực hiện mọi thứ bạn cần, thì bạn không cần phải mua Excel. Trong bài viết này, chúng ta sẽ nói về Cách làm nổi bật các bản sao trong Google Trang tính. Hãy bắt đầu nào!
Tuy nhiên, Trang tính vẫn có một số hạn chế và một số thứ nhỏ nhặt trong Excel sẽ khó thực hiện hơn một chút trong Trang tính.
Có thể bạn đã gặp phải sự cố khi bạn vô tình thêm các mục nhập trùng lặp vào bảng tính của mình. Xét cho cùng, càng thêm nhiều dữ liệu, bạn càng có nhiều khả năng vô tình chèn dữ liệu trùng lặp vào bảng tính. Điều đó có thể làm mất tập dữ liệu mà bạn đã làm việc rất chăm chỉ để tổng hợp lại.
Vì bảng tính có thể là tài liệu dài. Rất khó để phát hiện và loại bỏ các bản sao, dẫn đến lỗi tính toán trong công việc của bạn. Không có một nguồn rõ ràng cho biết vấn đề đến từ đâu.
May mắn thay, chúng tôi đã tìm thấy rất nhiều phương pháp khác nhau để đánh dấu các bản sao bên trong Google Trang tính. Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách khác nhau để tìm các bản sao trong Google Trang tính, sau đó đánh dấu hoặc xóa các bản sao.
Tìm và đánh dấu các bản sao trong Google Trang tính
Vì chúng tôi muốn Google Trang tính để tự động làm nổi bật thông tin của chúng tôi cho chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng công thức để yêu cầu Trang tính đưa ra và làm nổi bật thông tin cụ thể, độc đáo.
Thực tế có hai cách để buộc Trang tính đánh dấu thông tin đã sao chép: cách thứ nhất đánh dấu tất cả thông tin trùng lặp để xác nhận thủ công, trong khi cách thứ hai sẽ sao chép các ô duy nhất vào một cột đã chọn, cho phép bạn kiểm tra sự khác biệt và xóa khi cần thiết.
Nếu bạn chỉ muốn tìm các bản sao rồi xóa chúng, bạn có thể sử dụng tính năng Xóa bản sao được tích hợp sẵn trong Trang tính.
Sử dụng các tính năng của Sheets ‘Remove Duplicates
Cho dù bạn đang cố gắng tìm các bản sao trong một cột, hai cột hay toàn bộ trang tính, tính năng Xóa bản sao có thể hoàn thành công việc.
Trước tiên, đánh dấu các cột bạn muốn kiểm tra dữ liệu trùng lặp, sau đó chọn Xóa bản sao từ menu thả xuống Dữ liệu.
Tiếp theo, một hộp thoại sẽ bật lên. Chọn “Dữ liệu có hàng tiêu đề” nếu có một hàng có tiêu đề cho các cột, hãy đảm bảo hộp kiểm được chọn bên cạnh các cột bạn muốn kiểm tra hoặc chọn “Chọn tất cả”, sau đó nhấp vào Loại bỏ các bản sao.
Thứ ba, xác nhận việc loại bỏ các bản sao bằng cách xem lại có bao nhiêu bản sao “now found and removed” và số lượng bản ghi còn lại sau khi Trang tính loại bỏ các bản sao.
Sử dụng tính năng Tìm và Xóa các bản sao được tích hợp sẵn của Google Trang tính là cách đơn giản nhất để loại bỏ các bản sao, nhưng đôi khi bạn có thể muốn xem lại các bản sao trước khi xóa chúng.
Một cách tuyệt vời để làm điều đó là sử dụng tô sáng màu.
Làm nổi bật Trang tính Nhân bản với Tô sáng Màu
Về mặt khả năng xác định lỗi trong bảng tính của bạn, sử dụng màu nổi bật để làm nổi bật bất kỳ thông tin nào đã được nhập không chính xác là cách tốt nhất để thực hiện. Bằng cách làm nổi bật thông tin, bạn có thể dễ dàng nhận ra những sai lầm rất nhanh chóng. Vì bạn có thể chỉ cần chạy xuống danh sách nội dung mà bạn cần nhận ra.
- Mở tệp Trang tính của bạn.
- Chọn cột hoặc các cột bạn muốn sắp xếp.
- Lựa chọn Sự sắp xếp từ thanh công cụ.
- Sau đó chọn Định dạng có điều kiện.
- Chọn phạm vi bạn từ menu mới xuất hiện.
- Biến đổi Định dạng ô nếu đến Công thức tùy chỉnh là và dán công thức sau vào hộp bên dưới menu:
=countif(A:A,A1)>1. - Thay đổi kiểu định dạng để làm nổi bật nội dung của bạn bằng nền ô màu vàng (hoặc bất kỳ màu nào bạn chọn).
- Nhấp chuột làm xong.
Bảng tính của bạn bây giờ sẽ đánh dấu các ô trùng lặp của bạn bằng màu đỏ và bạn cũng có thể quét lựa chọn để tìm bất kỳ ô trùng lặp nào.
Đảm bảo rằng mọi bản sao hiện có là chính xác, sau đó xóa những bản sao không phải là hoặc bất cứ điều gì khác mà bạn muốn làm với các bản sao. Cuối cùng, bạn có thể đóng menu định dạng và bạn có thể khôi phục màu tiêu chuẩn cho các ô của mình.
Chỉ sao chép các ô duy nhất trong Google Trang tính
Ngoài ra, nếu bạn muốn tự động sắp xếp dữ liệu thô của mình, việc sao chép các ô duy nhất thay vì các ô trùng lặp có thể hữu ích cho việc sắp xếp và lọc nhanh. Nếu bạn chắc chắn rằng thông tin của mình là chính xác và bạn muốn xóa hoàn toàn thông tin trùng lặp mà bạn không cần. Bạn nên thử phương pháp này để thay thế.
Để làm điều này, hãy làm theo các bước sau:
- Mở tài liệu Trang tính mà bạn muốn sắp xếp.
- Đánh dấu cột bạn muốn chỉnh sửa.
- Sau khi đánh dấu một ô, hãy nhấp vào ô trống ở đầu cột trống để đảm bảo rằng thông tin của bạn được chuyển sang một bên của biểu đồ.
- Dán công thức sau vào hộp nhập công thức ở đầu tài liệu:
=UNIQUE(). Nhập tọa độ ô bên trong dấu ngoặc đơn (ví dụ:(A1:A75)). - Nhấn enter để di chuyển dữ liệu mới của bạn sang cột bạn đã chỉ định trước đó.
Sau khi hoàn tất, bạn có thể kiểm tra theo cách thủ công hoặc nhập dữ liệu vào bảng tính đang làm việc của mình.
Sử dụng Tiện ích bổ sung để Tìm và Xóa các Bản sao trong Trang tính
Chúng tôi cần lưu ý rằng có nhiều plugin có sẵn để sử dụng với Google Trang tính trực tuyến thông qua Cửa hàng Chrome trực tuyến. Điều đó bao gồm một công cụ để tự động loại bỏ các mục nhập dữ liệu trùng lặp khỏi tài liệu.
Xóa bản sao là một công cụ được đặt tên thích hợp được cung cấp bởi các nhà phát triển có khả năng. Điều đó cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy các bản sao trong toàn bộ trang thông tin hoặc bằng cách tìm kiếm tối đa hai cột cùng một lúc.
Bạn có thể di chuyển, xóa và đánh dấu kết quả, giống như bạn có thể với các tác vụ công thức ở trên, mặc dù quá trình này tự động hơn nhiều so với những gì chúng ta đã thấy trước đây. Vì vậy, hãy ghi nhớ điều đó nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn quy trình. Công cụ này bao gồm hai thiết lập thuật sĩ cho phép bạn tìm và xóa các bản sao. Hoặc chất lượng độc đáo từ tài liệu của bạn. Điều đó giúp bạn dễ dàng theo dõi thông tin khi bạn di chuyển.
Nhìn chung, việc sử dụng công cụ thuật sĩ để tìm thông tin của bạn có thể có giá trị về lâu dài đối với người dùng. Những người liên tục tìm kiếm các bản sao trong bảng tính của họ và có thể hiểu là họ muốn dành thời gian làm việc khác. Nhưng người dùng chỉ cần kiểm tra một hoặc hai lần trong vài tháng có thể tốt hơn là chỉ sử dụng các công cụ công thức ở trên để xác định thông tin của họ theo cách thủ công.
Sử dụng Công cụ xóa các ô trùng lặp để tìm và xóa các ô trùng lặp trong Google Trang tính
Hãy nhớ rằng, tôi đã nói ở trên về cách Google tiếp tục tung ra các tính năng mới để tăng thêm sức mạnh cho Trang tính?
Vâng, vì bài báo này được viết lần đầu. Họ thực sự đã thêm một công cụ Remove Duplicates đầy đủ tính năng vào gói cốt lõi. Nó là một công cụ đơn giản để sử dụng và tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng nó.
Chúng ta hãy lấy một bảng tính điển hình, với danh sách các trò chơi trên bàn cờ, và nếu bạn đọc kỹ, bạn sẽ thấy rằng tôi đã đưa một vài bản sao vào danh sách.
Để sử dụng công cụ này, tất cả những gì chúng ta cần làm là chọn vùng dữ liệu mà chúng ta muốn khử trùng lặp. Lưu ý rằng chúng ta có thể chọn hàng hoặc cột một cách tự do; nếu chúng ta bao gồm cột Giá, thì chức năng Xóa các bản trùng lặp sẽ xem xét cả Tiêu đề và Giá để quyết định xem một hàng có trùng lặp hay không.
Sau khi vùng dữ liệu được chọn, hãy chuyển đến Dữ liệu->Loại bỏ trùng lặpNS. Chấp nhận các giá trị mặc định trong hộp thoại và thì đấy – các bản sao sẽ tự động bị loại bỏ.
Sử dụng Pivotable để tìm các hàng trùng lặp trong trang tính
Trang tính triển khai một tập hợp đầy đủ các chức năng của PivotTable, đây là một công cụ thuận tiện để xem xét dữ liệu kỹ hơn. Sử dụng PivotTable sẽ không tự động xóa các hàng trùng lặp; thay vào đó, nó sẽ cung cấp bảng phân tích về những hàng nào có trùng lặp, vì vậy bạn có thể xem xét dữ liệu của mình theo cách thủ công và xem những gì, nếu có, đã bị lỗi.
Việc tạo PivotTable có liên quan nhiều hơn một chút so với các phương pháp khác mà tôi đã chỉ cho bạn trong bài viết này, nhưng bạn nên biết cách thực hiện và tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện. Chúng tôi sẽ sử dụng một bảng xoay, một bảng tóm tắt dữ liệu từ các bảng khác, để hoàn thành việc này.
Trước tiên, hãy chọn tất cả dữ liệu bảng, sau đó chuyển đến Dữ liệu->Bảng tổng hợp.
Khi chúng tôi đánh “Tạo ra,” một PivotTable trống sẽ mở ra tại điểm chèn… nhưng PivotTable trống không giúp ích gì cho chúng ta. Chúng ta phải cho nó biết thông tin nào để phân tích.
Chúng tôi sẽ chọn “Thêm vào” bên cạnh Hàng và thêm hàng “Tiêu đề”. Sau đó, trong Giá trị, chúng ta sẽ chọn “Add” và chọn lại “Title.”, sau đó chấp nhận hàm COUNTA làm mặc định.
Ngay sau khi chúng tôi thực hiện các lựa chọn này, PivotTable sẽ tự động cập nhật và bây giờ chúng tôi có thể xem kết quả cuối cùng.
TƯ TƯỞNG CUỐI CÙNG
Để giữ một ô trùng lặp trong tệp của bạn có thể gây ra một số vấn đề nghiêm trọng với dữ liệu của bạn. Nếu bạn không cẩn thận, đặc biệt là khi cố gắng sắp xếp thông tin tài chính vào một bảng tính hữu ích.
May mắn thay, việc xác định, xóa và xóa các ô dữ liệu giống hệt nhau trở nên dễ dàng một cách đáng ngạc nhiên trong Google Trang tính, một điều tích cực nếu bạn liên tục xử lý các bảng tính trong quy trình làm việc hàng ngày của mình.
Và nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó giúp bạn sắp xếp nội dung dễ dàng hơn một chút. Bạn luôn có thể sử dụng tiện ích bổ sung như Xóa bản sao để đảm bảo thông tin của bạn được sắp xếp và tổ chức tốt.
Sự kết luận
Được rồi, đó là tất cả mọi người! Tôi hy vọng các bạn thích bài viết này và thấy nó hữu ích cho bạn. Cung cấp cho chúng tôi phản hồi của bạn về nó. Ngoài ra nếu các bạn có thêm thắc mắc liên quan đến bài viết này. Sau đó, hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới. Chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn trong thời gian ngắn.Có một ngày tuyệt vời!
Cũng thấy:Hướng dẫn sử dụng về cách xóa thẻ tín dụng DoorDash
