Tạo mục lục trong Word là hoạt động thường xuyên của những người sử dụng công cụ soạn thảo văn bản. Ngoài những cách tạo mục lục thủ công, chúng ta có thể cài đặt tạo mục lục tự động. Điều đó giúp người dùng tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo mục lục Word đơn giản hiệu quả và chính xác nhất.
Vì sao cần tạo mục lục trong Word?
Word là một trong những phần mềm soạn thảo văn bản không thể thiếu. Nhất là đối với người làm việc văn phòng, hành chính. Sử dụng Word để soạn thảo văn bản, thể hiện nội dung, thông điệp nào đó khá đơn giản. Tính năng chỉnh sửa, chia sẻ của Word ngày càng được nâng cao. Đó là lý do vì sao công cụ này là lựa chọn số 1. Nó cũng trở thành ứng dụng văn phòng không thể thiếu ở bất cứ nơi đâu.
- Giúp người trình bày có được một văn bản đẹp. Hình thức bố cục nội dung của văn bản cần phải dễ hiểu, dễ đọc, phân chia theo đúng nội dung nhất định. Như thế, việc người đọc theo dõi, tiếp cận thông tin trở nên thuận tiện hơn.
- Các mục lục giúp phân chia những nội dung này với nhau. Cách tạo mục lục trong Word thường có sự khác biệt về kích thước, kiểu chữ, hiệu ứng so với những ký tự thông thường. Vì vậy, ngay khi nhìn vào người đọc sẽ biết được chủ ý của người soạn thảo.
- Hiểu một cách đơn giản, mục lục là danh sách những những tiêu đề đề, số trang, nội dung chính của một văn bản, tài liệu được soạn thảo trên Word. Do đó, vai trò của mục lục là giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm, kiểm soát tài liệu hơn.
- Đối với những văn bản dài, nhiều trang hay nguyên một quyển sách. Chúng ta không thể mở từng trang để tìm kiếm thông tin. Thay vào đó, tạo mục lục trong Word 2016 sẽ làm nổi bật lên lên nội dung chính. Giúp cho người dùng định hướng dễ dàng hơn.
Có bao nhiêu cách tạo mục lục trong Word?
Như đã nói, cách tạo mục lục trong Word dễ hay khó phụ thuộc vào trình độ của người dùng. Các phiên bản Word hiện nay đều đã được nâng cấp, cải thiện. Nhờ vậy mà chúng ta không gặp quá nhiều khó khăn trong thao tác này. Có hai cách để tạo mục lục văn bản trên công cụ Word. Đó là tạo thủ công và một cách tạo mục lục tự động trong Word 2013 .
Hình thức thứ hai là tạo mục lục tự động trong Word 2010, Word 2016. Hiện nay, hầu hết người dùng đều áp dụng cách thức này. Bởi vì rất nhanh chóng và tiện lợi. Hệ thống Word sẽ nhận diện và tự tạo mục lục theo các tiêu đề mà người viết thiết kế trong văn bản. Kết hợp với thao tác đánh số trang, mục lục của văn bản soạn thảo đó sẽ được xử lý chính xác, hiệu quả chỉ trong vài giây đến vài phút đồng hồ.
>>> Tham khảo thêm:
- Các loại hàm làm tròn trong Excel, công thức của hàm làm tròn chính xác
- Hướng dẫn cách đánh số trang trong Word theo ý muốn dễ dàng
- Tổng hợp các phần mềm chuyển PDF sang Word hiệu quả nhất
Hướng dẫn cách tạo mục lục tự động trong Word
Như đã nói, có hai cách tạo mục lục trong Word. Người dùng có thể thực hiện đánh dấu thủ công hoặc tạo mục lục tự động tùy thích. Mỗi cách làm đều có ưu điểm riêng. Thế nhưng, người dùng hiện nay ưa chuộng hình thức tự động hơn vì khá nhanh chóng và nhiều tùy chỉnh. Phương pháp tự động đó thích hợp với các loại tài liệu có nhiều trang, nhiều mục. Dưới đây là hướng dẫn cho cách thứ hai này:
Hướng dẫn đánh dấu mục lục
Cách tạo mục lục trong Word 2007 quen thuộc nhất là đánh dấu mục lục rồi tạo mục lục tự động. Thao tác thực hiện khá đơn giản nhưng cần người dùng phải thực hiện đúng để không bỏ sót tiêu đề nội dung. Nếu người dùng muốn áp dụng cách này, hãy làm theo hướng dẫn sau:
- Muốn tạo Heading, người dùng phải chọn nội dung của phần văn bản đó. Lưu ý kéo chuột thật khéo léo để không chứa khoảng trắng hoặc bất cứ nội dung văn bản khác nào vào thẻ Heading.
- Dùng chuột chọn vào nút Home ở trên thanh công cụ Word.
- Tìm đến tùy chọn Styles và kích vào Heading 1 (Cũng có thể chọn Heading 2, 3 tùy theo ý muốn). Trường hợp muốn tìm kiếm nhiều hơn thì nhấn vào phần mũi tên mở rộng.
- Sau khi đã chọn xong thẻ Heading thì nhấn Save Selection as New Quick Style.
Như vậy, chúng ta đã hoàn thành đánh dấu mục bằng cách sử dụng Heading Styles. Chỉ cần người dùng thực hiện theo đúng hướng dẫn thì mọi thứ trở nên thật đơn giản, dễ dàng
Cách 2: Đánh dấu bằng cách tận dụng Add Text – Table of Contents
Ở Table of Contents, chúng ta cũng có thể dùng Add Text thực hiện ước đánh dấu mục lục. Các bước tiến hành như sau:
- Bôi đen phần ký tự muốn dùng để tạo mục lục. Cần phải bôi đen vừa đủ, tránh bôi đen cả khoảng trống.
- Kích chuột vào vùng tab References.
- Sau đó, người dùng tiếp tục chọn Add Text trong nhóm Table of Contents
- Người dùng muốn chọn Level nào cho nội dung đã bôi đen thì click chuột vào đó.
Người dùng có thể chọn một trong hai cách trên đánh dấu mục lục. Dù là cách nào đi nữa cũng rất đơn giản, dễ thực hiện mà lại chính xác. Sau đó, chúng ta sẽ tiến hành bước tiếp theo là tạo mục lục tự động.
Hướng dẫn tạo mục lục tự động
Sau khi đã đánh dấu mục lục xong, người dùng chuyển sang bước tạo mục lục tự động. Ở đây, người dùng làm theo hướng dẫn:
- Ở tài liệu, khu vực người dùng muốn tạo mục lục (Thường là trang cuối hoặc trang đầu tiên của tài liệu), người dùng để chuột ở vị trí đó.
- Dùng chuột chọn Tab References.
- Tiếp đến, người dùng chọn mục Table of Contents, ở đây sẽ có những mẫu mục lục có sẵn. Người dùng chọn mẫu nào phù hợp với mình để tạo lệnh cho công cụ.
- Muốn chỉnh sửa kiểu mục lục thì chọn Custom Table of Contents. Tuy nhiên, chức năng này chỉ có ở cách tạo mục lục trong Word 2016 và 2019.
Video hướng dẫn chi tiết cách tạo mục lục Word
Cách cập nhật Table of Contents
Trong một số trường hợp, người dùng muốn cập nhật Table of Contents thì làm như sau:
- Thay đổi từ phần đánh dấu mục lục như ở bước đầu tiên.
- Chọn vào Ribbon, sau đó chọn References.
- Cuối cùng, chọn Update Table. Người dùng sẽ được cập nhật toàn bộ và cập nhật số trang theo ý thích.
Với một tài liệu có đầy đủ mục lục rõ ràng sẽ giúp ích rất nhiều cho người sử dụng. Đặc biệt, thao tác này khiến cho tài liệu của người dùng trở nên chuyên nghiệp, khoa học, đẹp mắt hơn. Tạo mục lục Word Office tự động rất đơn giản nhưng để tiện lợi nhất, người dùng nên tự hình dung bố cục, có thẻ Heading ngay từ khi thiết lập tài liệu cho mình.
